Büroservice
und kaufmännische Unterstützung
Das kleine Sekretariat für kleine Unternehmen und Freiberufler
Individuell. Verlässlich. mitdenkend
Sie bleiben erreichbar, auch wenn Sie es nicht sind. Temporär im Notfall, auf Ihrer Geschäftsreise oder während der Betriebsferien oder dauerhaft als Sekretariat.
- Feste Bezugsperson statt Callcenter
- Eng abgestimmte Unterstützung
- Verlässlich an Ihrer Seite
Angebot
Ihr virtuelles Sekretariat, temporär oder dauerhaft
Erreichbarkeit und Organisation müssen zuverlässig funktionieren. Mit einem operativen Tagesgeschäft ist das oft nicht vereinbar. Die folgenden Angebote sichern Ihre Erreichbarkeit, temporär für einen Sofortdienst (z. B. Krankheit), auf Ihren Geschäftsreisen, während der Betriebsferien oder dauerhaft mit Sekretariatsaufgaben.
Sekretariat
ab 3 Monaten · 1 Monat Kündigung
200 €/Tag
Dauerhafte Unterstützung als feste Bezugsperson
Leistungen
Was Sie konkret erwartet
Klare Zeitfenster, kurze Wege, saubere Abläufe. Ich halte Vorgänge, Fristen und Dokumente im Blick und melde mich innerhalb der vereinbarten Zeiten. Jede Woche erhalten Sie einen kurzen Bericht mit erledigten Punkten und den nächsten Schritten. Das schafft Ruhe und Planbarkeit.
Kommunikation und Termine
Eingänge sichten, E-Mails vorsortieren, Rückrufe planen. Kalender pflegen, Termine bestätigen. Kurze Statusinfos, damit nichts liegen bleibt.
Organisation und Ablage
Posteingang strukturieren, Dokumente sauber benennen, Ordnerlogik führen. Fristen im Blick, To-dos mit Priorität.
Angebot und Rechnung
Angebote vorbereiten, Rechnungen erstellen, offene Posten nachhalten. Klare Vorlagen und konsistente Dateistände.
Belege und Steuerberater-Vorbereitung
Belege sammeln und digital bereitstellen. Liste offener Punkte. Übergabe an den Steuerberater reibungslos und nachvollziehbar.
So arbeite ich
Tagesstruktur und Servicezeiten
Montag bis Freitag, klar strukturiert: Servicezeit für Erreichbarkeit, Rücksprachezeiten allein für Sie.
7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
- Rücksprache (07–09 / und 17 Uhr)
- Servicezeit (09–16 Uhr)
Servicezeit
Sichert Ihre Erreichbarkeit ab, eingehend wie ausgehend, telefonisch und schriftlich, in verlässlicher Rufbereitschaft.
Rücksprachezeit
Allein für Sie, vor oder nach Ihrem operativen Tag besprechen wir Stand, Aufgaben und Prioritäten.
Mein Versprechen
Worin ich mich unterscheide
Hier gibt es keinen anonymen Support und keinen Minutentakt. Sie arbeiten mit einer festen Person, bekommen klare Zeitfenster und verlässliche Rückmeldungen. Das spart Abstimmung, verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Aufgaben wirklich abgeschlossen werden. Kurz gesagt: weniger Aufwand auf Ihrer Seite, mehr Ergebnis im Alltag.
- Eine feste Bezugsperson statt wechselnder Stimmen.
- Planbare Zeitfenster statt Minutentakt und Callcenter.
- Ergebnisse mit Wochenbericht statt offener Enden.
Zielgruppe
Für wen das gedacht ist
Mein Angebot richtet sich an Freiberufler, Handwerksbetriebe, Selbstständige und kleine Unternehmen, denen ein eigenes Sekretariat zu groß und ein Callcenter zu unpersönlich ist. Ich überbrücke Engpässe und übernehme dauerhaft Aufgaben, die im Tagesgeschäft liegen bleiben.
Projekte
Sonderaufgaben und Projekte
Neben dem laufenden Büroalltag übernehme ich auf Wunsch auch besondere Themen. Dazu zählen Excel-Auswertungen, strukturierte Datenaufbereitung, Vorlagen und Dokumente. Wir stimmen Umfang und Honorar transparent ab. Ziel ist ein sauberes, nutzbares Ergebnis.
Über mich
Susanne Grzonka
Ich bin Susanne Grzonka, Ihre qualifizierte Fachkraft für kaufmännische Sachbearbeitung und Ihr Anker im Office-Alltag. Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie es ist, tagsüber voll im Kerngeschäft eingebunden zu sein und dann zu sehen, wie die Büroarbeit nach Geschäftsschluss noch auf einen wartet. Das ist Stress, den Sie als Unternehmer nicht brauchen.
Meine Mission ist es, Ihnen diesen Druck zu nehmen.
Darum bin ich Ihre verlässliche Partnerin:
Lokale Verbundenheit: Ich arbeite von meinem Homeoffice hier in Berlin-Spandau aus. Das Office-Management für Sie zu übernehmen, ist für mich nicht nur ein Job, sondern eine Herzensangelegenheit, weil ich die Unternehmer-Mentalität im Kiez kenne.
Fokus auf Entlastung: Ich sorge dafür, dass Sie wieder konzentriert Ihrem Kunden vor Ort die Zeit widmen können und sich nicht ständig durch klingelnde Telefone stören lassen müssen.
Kontinuität und Fairness: Ich arbeite mit Augenmaß und Fairness und lege Wert auf eine Zusammenarbeit, die auf Kontinuität setzt. Alle Absprachen erfolgen transparent und schriftlich
Die smarte Alternative: Sie benötigen keine teuren Einstellungen, kein Büro und keine arbeitsvertragliche Verantwortung. Durch die Bündelung kleinerer Bedarfe in meinem Office profitieren Sie von einer tragfähigen und planbaren Entlastung.
Wenn Sie sich wieder auf Ihr Geschäft konzentrieren und Ihren Feierabend wirklich genießen möchten, bin ich Ihre Ansprechpartnerin. Sagen Sie mir, was Sie brauchen – wir werden das hinbekommen.
Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Worauf warten
Kontakt
Ich freue mich auf Ihre Anfrage, egal, ob Sie kurzfristige Unterstützung brauchen oder eine langfristige Zusammenarbeit planen.
- +49 160 975 930 91
- susanne.grzonka@outlook.de